Datenschutz­hinweise

für Kunden, Einsender und Geschäftspartner

nach Art. 13 und 14 DSGVO

Diese Information betrifft die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung und der Bearbeitung von Ölproben. Für die Nutzung unserer Website gilt die gesonderte Datenschutzerklärung unter https://www.oiltesco.com/datenschutzerklaerung/.

1. Verantwortlicher

OILTESCO GmbH
Niederfeldweg 26
83246 Unterwössen
Deutschland

Telefon: +49 (0) 8641 / 951 15 00
E-Mail: info@oiltesco.de

Vertreten durch den Geschäftsführer: Norman Rohrwick

2. Kunden, Interessenten und Ansprechpartner

Daten: Name, Firma, Funktion, geschäftliche Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kundennummer, Bestell-, Rechnungs- und Zahlungsdaten sowie der Inhalt unserer Kommunikation.

Zwecke und Rechtsgrundlagen:

• Anbahnung, Abschluss und Abwicklung von Verträgen, insbesondere Verkauf von Analysensets, Durchführung von Analysen, Rechnungsstellung und Kundenbetreuung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Ansprechpartnern eines Unternehmens Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Interesse an der Durchführung des Vertrags mit dem Unternehmen),
• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO),
• Pflege der Geschäftsbeziehung und Information über eigene, ähnliche Leistungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Daten werden in unserem Warenwirtschafts- und ERP-System auf eigenen Servern verwaltet.

3. Ölproben, Probenbegleitscheine und Prüfberichte

Daten: Name, Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Einsenders; die Kennung des Analysensets; Angaben zu Maschine, Anlage oder Fahrzeug (z. B. Hersteller, Typ, Betriebsstunden bzw. Laufleistung, ggf. Kennzeichen oder Fahrzeug-Identifizierungsnummer), zum Betriebsstoff und zum Ölwechsel. Angaben zu Maschinen und Fahrzeugen sind personenbezogen, wenn sie einer natürlichen Person zugeordnet werden können.

Zwecke und Rechtsgrundlagen: Durchführung der Analyse, Erstellung und Übermittlung des Prüfberichts, Bearbeitung von Reklamationen (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO) sowie Nachvollziehbarkeit der Analysen und Qualitätssicherung im Labor (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Weitergegebene Analysensets – Information für Einsender (Art. 14 DSGVO)

Analysensets werden von unseren Kunden erworben und können an Dritte weitergegeben werden. Sind Sie Einsender einer Probe, haben das Analysenset aber nicht selbst gekauft, gilt:

• Ihre Daten erhalten wir von Ihnen über den Probenbegleitschein bzw. die Online-Registrierung. Die Zuordnung zum Käufer ergibt sich aus der Set-Kennung.
• Den Prüfbericht übermitteln wir Ihnen und dem Käufer des Analysensets. Der Käufer erhält dabei auch Ihre Angaben zu Maschine bzw. Fahrzeug.
• Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der Erfüllung des mit dem Käufer geschlossenen Vertrags über das vorausbezahlte Analysenset.

5. Digitalisierung von Probenbegleitscheinen

Ausgefüllte Probenbegleitscheine werden eingescannt und zur Vermeidung von Übertragungsfehlern automatisiert ausgelesen. Dies erfolgt ausschließlich auf unseren eigenen Systemen; eine Übermittlung an externe Dienste oder Cloud-Anbieter findet dabei nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Anonymisierte Auswertungen

Analysenergebnisse nutzen wir in anonymisierter Form, die keinen Rückschluss auf Kunden, Einsender oder Anlagen zulässt, für Statistik, Methodenentwicklung, Qualitätssicherung und zur Bildung von Richt- und Grenzwerten. Anonymisierte Daten sind keine personenbezogenen Daten.

7. Kommunikation per E-Mail und Telefon

E-Mail: Wir nutzen Microsoft 365 der Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Mit Microsoft besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung. Eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen; sie erfolgt auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework sowie der EU-Standardvertragsklauseln.

Telefon: Wir nutzen einen Telekommunikationsdienstleister mit Sitz in Deutschland. Bei eingehenden Anrufen wird die übermittelte Rufnummer mit unseren Kundendaten abgeglichen, damit wir Ihr Anliegen schneller bearbeiten können. Zu Gesprächen speichern wir Zeitpunkt, Dauer und gegebenenfalls kurze Gesprächsnotizen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Gespräche werden nicht aufgezeichnet.

8. Empfänger

Empfänger können sein: Versanddienstleister zur Zustellung der Analysensets, Kreditinstitute zur Zahlungsabwicklung, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, IT-Dienstleister auf Grundlage eines Vertrags über die Auftragsverarbeitung, fachlich geeignete Partnerlaboratorien bei Unteraufträgen sowie Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten, solange dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Maßgeblich sind:

• die Dauer der Geschäftsbeziehung und die Abwicklung der jeweiligen Aufträge,
• bei Prüfberichten und Probendaten zusätzlich die Nachvollziehbarkeit der Analysen und die Möglichkeit von Trendauswertungen über die Lebensdauer der untersuchten Anlagen,
• gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere aus Handels- und Steuerrecht,
• die gesetzlichen Verjährungsfristen, soweit die Daten zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen benötigt werden.

Entfallen alle diese Gründe, löschen wir die Daten. Probenmaterial wird drei Wochen nach Übermittlung des Prüfberichts entsorgt.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Der Verarbeitung zum Zweck der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Für die Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an datenschutz@oiltesco.de.

Beschwerderecht: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

11. Erforderlichkeit der Angaben

Die Angaben auf dem Probenbegleitschein sind für die Durchführung der Analyse erforderlich. Ohne sie können wir die Probe nicht zuordnen und keine aussagekräftige Beurteilung erstellen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Stand: 09/2026